01
Ingreso
Físico o digital. Subes un PDF, escaneas con tu celular, o reenvías un email. Arkhea acepta cualquier entrada.
Tecnología propia · Nexus Data
Arkhea
De la caja al dato
en segundos.
Archivo, correspondencia y trámites con IA aplicada. Convertimos el trabajo manual archivístico en información trazable, firmable y auditable — sin Excel, sin cadenas de correo.
El problema real
El caos documental cuesta más de lo que se ve.
Cajas que nadie quiere abrir, Excels que nadie mantiene, cadenas de correo que nadie sigue. El costo no es solo el tiempo perdido — son las decisiones que no se toman, los procesos que se retrasan y las auditorías que no pasan.
20 min
buscando un solo documento
30%
del tiempo del equipo en tareas archivísticas
0
trazabilidad real cuando un papel se pierde
100%
del proceso depende de quien sepa dónde está
Cómo funciona
Cuatro pasos. Cero fricción.
Cada documento que entra a Arkhea atraviesa el mismo flujo — confiable, repetible y auditable.
02
Indexado con IA
OCR + clasificación automática + extracción de metadatos. Tu agente de IA pone cada documento donde corresponde.
03
Custodia criptográfica
Cada documento queda con huella imposible de alterar. Hash encadenado tipo Merkle — tu auditor lo entenderá al instante.
04
Recuperación
Búsqueda semántica en lenguaje natural. Filtros por fecha, expediente, responsable. De segundos a respuestas.
Funciones core
Hecho para resolver, no para impresionar.
Cada función nace de un problema real que vimos en el campo. Nada decorativo, nada copy-paste de competidores extranjeros.
Bandeja única con agentes IA
Toda la correspondencia interna y externa en una sola interfaz. Agentes que clasifican, redactan respuestas y enrutan automáticamente al responsable correcto.
Firma electrónica con valor legal
Audit trail criptográfico encadenado. Cada firma queda con hash, timestamp y consentimiento verificable. QR público para que cualquier auditor lo valide.
Workflow visual drag-and-drop
Diseña el proceso de aprobación de tu organización arrastrando pasos. Sin código, sin consultores. Publica y queda activo al instante.
Ventanilla única de trámites
Un solo punto de entrada para todas las solicitudes de tu organización. Formularios dinámicos, encuesta de satisfacción y reportes automáticos al cierre.
QR público de verificación
Cada documento firmado lleva un QR que cualquier persona puede escanear para validar autenticidad — sin necesidad de cuenta ni instalación.
Reportes que se generan solos
Excel trimestrales, dashboards operativos, indicadores de tiempo de respuesta. Lo que tu gerencia pide cada mes, listo con un click.
El impacto real
Antes vs con Arkhea.
Tarea
Antes
Con Arkhea
Encontrar un documento
20 minutos revisando cajas o carpetas compartidas
3 segundos con búsqueda semántica
Firmar y enviar un oficio
Imprimir, firmar, escanear, adjuntar, enviar email
Un click. Firma electrónica + envío + audit trail
Auditar quién aprobó qué
Reconstruir cadena de correos y permisos
Una línea del audit trail Merkle — inmutable
Reporte trimestral para gerencia
Tres días armando un Excel desde cero
Botón. Se genera con los datos del trimestre
Onboardear a alguien nuevo
Semanas explicando dónde están los procesos
Dos horas. La plataforma guía el flujo
Casos de uso
Un solo software para cuatro frentes.
Arkhea cubre los escenarios documentales más críticos de cualquier organización colombiana — todos con el mismo motor, las mismas reglas y el mismo audit trail.
Comunicaciones internas
Memos, circulares, actas y comunicados con flujo de aprobación visual, firma electrónica y notificación automática a los destinatarios.
Correspondencia corporativa
Toda la correspondencia entrante y saliente de la organización en una sola bandeja, con trazabilidad por expediente y respuesta sugerida por IA.
Trámites y solicitudes
Ventanilla única para todas las solicitudes — vacaciones, anticipos, certificados, trámites internos. Cada uno con su workflow y SLA.
PQRSDF
Captura de peticiones por portal público, clasificación automática, asignación al responsable y respuesta dentro de los tiempos legales.
Seguridad por diseño
Tu información, como debe estar.
Para nosotros, seguridad no es una sección — es el cimiento de todo lo que construimos.
Infraestructura AWS
Datos alojados en región Colombia. Backups automáticos diarios. Disponibilidad multi-AZ.
Cifrado AES-256
En reposo y en tránsito (TLS 1.3). Cada cliente tiene su propia partición lógica de datos.
Control de acceso
Roles granulares, multi-factor (MFA) y audit log de cada acción. Quién hizo qué, cuándo, desde dónde.
Habeas Data
Cumplimos los estándares colombianos de protección de datos personales. Política de tratamiento publicada y aceptación explícita en cada formulario.
Probemos juntos
Una demo de 30 minutos vale más que mil capturas.
Te mostramos Arkhea con datos reales, te respondemos las preguntas difíciles y salimos con un plan concreto para tu organización.